Deutsche Niederlassung einer US-Corporation: Welche Angaben gehören auf den Geschäftsbrief?

Sonntag, 25. September 2011  |   Firmengründung USA  |  3 Kommentare

Viele deutsche Unternehmer wollen die Vorteile nutzen, die sich aus der Kombination einer eigenen Firmengründung in den USA mit einer Niederlassung des US-Unternehmens in Deutschland bieten. Welche gesetzlichen Vorgaben müssen US-Firmengründer mit deutscher Niederlassung hinsichtlich der Gestaltung der Geschäftspapiere beachten?

“Viele US-Unternehmer stehen kopfschüttelnd vor der Fülle der gesetzlichen Vorschriften, welche in Deutschland die Pflichtangaben auf Geschäftsbriefen regeln”, beschreibt Dirk T. Schnoeckelborg die Situation. “Solche Vorgaben sind in den USA so gut wie unbekannt. Aber auch deutsche Unternehmer, die mit der Regelungswut deutscher Gesetzgebung vertraut sind, verlieren oft die Übersicht, welche Angaben nun auf einen Geschäftsbrief einer deutschen Niederlassung einer US-Gesellschaft gehören.”

Unvollständige oder falsche Angaben auf Geschäftsbriefen können mit empfindlichen Zwangsgeldern bis 5.000,00 Euro belegt werden und stellen darüber hinaus eine Steilvorlage für abmahnwillige Mitbewerber dar. Prüfen Sie deshalb umgehend die von Ihnen verwendeten Briefvorlagen und E-Mail-Signaturen.

Was ist ein Geschäftsbrief?
Vereinfacht gilt als Grundregel, dass der gesamte Schriftverkehr inklusive E-Mail und Fax, welcher sich an externe Empfänger richtet, mit den Pflichtangaben zu versehen ist. Dem Empfänger soll so ein Überblick ermöglicht werden, mit wem er es zu tun hat. Interner Schriftverkehr zwischen Abteilungen oder Niederlassungen, aber auch alle Nachrichten, die an einen unbestimmtem Empfängerkreis gerichtet sind (Werbung, Zeitungsanzeigen etc.) unterliegen nicht den Vorgaben zu den Pflichtangaben.

Spezialfall: Deutsche Niederlassung einer US-Corporation
Grundsätzlich gelten für den von Deutschland ausgehenden Schriftverkehr von Niederlassungen ausländischer Gesellschaften die Vorschriften, die auch inländische Gesellschaften berücksichtigen müssen. Für deutsche Niederlassungen von US-Corporations gelten somit die Vorschriften, die inländische Aktiengesellschaften betreffen:
• Firma in Übereinstimmung mit dem im Handelsregister eingetragenen Wortlaut;
Rechtsform der Gesellschaft ;
• Sitz der Gesellschaft ;
• Registergericht des Sitzes der Gesellschaft und die Handelsregister-Nummer;
• alle Vorstandsmitglieder sowie den Vorsitzenden des Aufsichtsrats mit dem Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen. Der Vorsitzende des Vorstandes muss als Vorstandsvorsitzender bezeichnet werden;
• falls die Gesellschaft abgewickelt wird, ist ein entsprechender Hinweis notwendig.

Es müssen keine Angaben über das Kapital der Gesellschaft gemacht werden. Sollen diese Angaben auf den Geschäftsbriefen geführt werden, so muss das Grundkapital angegeben werden. Darüber hinaus ist es vorgeschrieben, den Gesamtbetrag der ausstehenden Einlagen anzugeben, wenn auf die Aktien der Nennbetrag oder höhere Ausgabebetrag nicht vollständig eingezahlt ist. Falls sich die AG in Liquidation befindet, muss darauf hingewiesen werden. Alle Abwickler und der Vorsitzende des Aufsichtsrats müssen benannt werden.

Bei einer selbstständigen Zweigniederlassungen, welche ins jeweils zuständige Handelsregister eingetragen wird, geben Sie zusätzlich an:
• Handelsregisternummer;
• Registergericht;
• Sitz der Gesellschaft;
• Vertretungsberechtigte Person mit mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen.

Bei nicht im deutschen Handelsregister eingetragenen Betriebsstätten sind die Registerangaben für die ausländische Gesellschaft selbst anzugeben. (Quelle: IHK Frankfurt)

Zusätzlich bei Rechnungen: Steuernummer
Wenn die deutsche Niederlassung einer US-Corporation selber fakturiert und Rechnungen schreibt, muss diese entweder die der deutschen Niederlassung zugeteilte Steuernummer oder aber, wenn vorhanden, alternativ eine zugeteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer angeben. Alle weiteren Anforderungen, die der deutsche Staat und seine Steuerbehörden hiesigen Unternehmungen bezüglich der Rechnungsstellung auferlegt (fortlaufende, eindeutige Nummerierung etc.), gelten natürlich auch für Rechnungen, die eine deutsche Niederlassung einer US-Corporation stellt.

3 Kommentare

  1. BDZ
    26. Sep 2011

    hat auf diesen Beitrag verwiesen.

  2. Welt-Journal
    26. Sep 2011

    hat auf diesen Beitrag verwiesen.

  3. presseportal.org
    26. Sep 2011

    hat auf diesen Beitrag verwiesen.