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Wie Firmengründer in den USA Haftungsrisiken vermeiden

Als Firmengründer in den USA oder Inhaber einer US-Corporation (Aktiengesellschaft in den USA) sind Sie verpflichtet, regelmäßige Treffen der Aktionäre (shareholder) und der Direktoren (directors) abzuhalten und wichtige Unternehmensentscheidungen schriftlich zu dokumentieren. Ein Verstoß gegen diese Formalitäten kann, wenn die US-Corporation in wirtschaftliche Schwierigkeiten gerät, dazu führen, dass ein US-Gericht den haftungsbegrenzenden Rahmen der Corporation aufhebt. Dann stehen Sie eventuell persönlich für die Verbindlichkeiten Ihrer Corporation gerade.

Wie so oft in den USA gilt: Es gibt nur wenige gesetzlich festgelegte Regeln, diese sind aber streng einzuhalten. Dabei machen es die meisten Bundesstaaten der USA Firmengründern wirklich leicht, diese Formalitäten zu erfüllen. Die ordentliche Dokumentation der jährlichen Treffen der Aktionäre und des Verwaltungsrates oder von wichtigen Unternehmensentscheidungen bedarf insbesondere bei kleineren US-Corporations nur wenig Zeit und Mühe.

Neben den vorgeschriebenen jährlichen Treffen, welche der ordnungsgemäßen Dokumentation bedürfen, sollten Sie auch andere Entscheidungen, welche unternehmerisch weitreichende Konsequenzen haben können, mit der gebotenen Sorgfalt schriftlich dokumentieren. Insbesondere wenn diese Entscheidungen und Beschlüsse die formelle Zustimmung der Shareholder oder Directors erfordern, ist die Schriftform und die Beachtung von einigen Formalia unerlässlich. Beispiele hierfür sind:

• Sitzungsberichte der Jahrestreffen von Aktionären und Direktoren
• Ausgabe neuer Aktien an neue oder bereits beteiligten Aktionären
• Erwerb von Immobilien
• Genehmigung von langfristigen Krediten an Dritte oder auch die Kreditaufnahme
• Aktienoptionen für Mitarbeiter
• wichtige Entscheidungen in Steuerfragen
• Beteiligungen an anderen Unternehmen

Wenn Sie die wichtigen Unternehmensentscheidungen Ihrer US-Corporation ordentlich mit entsprechenden Protokollen dokumentieren, schützen Sie sich vor Durchgriffen für Unternehmensverbindlichkeiten in Ihr privates Vermögen. Eine gute Dokumentation ist zudem sehr hilfreich, falls es zu Gerichtsverfahren oder Nachfragen der US-Steuerbehörde IRS im Zusammenhang mit den getroffenen Entscheidungen kommen sollte.

Bitte folgen Sie deshalb unserem Rat: Dokumentieren Sie wichtige Entscheidungen Ihrer US-Firma immer schriftlich – auch wenn es sich bei Ihrer US-Corporation um eine “Ein-Mann-AG” handeln sollte, und Sie deshalb letztlich Ihre unternehmensrelevanten Entscheidungen selber schriftlich bestätigen.

Für viele geschäftliche Vorgänge können wir Ihnen Musterbeschlüsse als Arbeitshilfe zur Verfügung stellen. Bei der Formulierung individueller Beschlüsse sind wir Ihnen gerne behilflich. Sprechen Sie uns einfach an!